Llegar a los plazos de entrega es uno de los aspectos más críticos de la gestión de proyectos. Ya estés trabajando en proyectos internos o trabajando en un servicio para un cliente, la habilidad de mantener unos plazos puede ser la prueba definitiva de tu negocio.

Por eso, complementar tu equipo interno con recursos externos puede ser la clave de estar al día en tus plazos de entrega. Entendamos la importancia de los plazos de entrega, las herramientas del rol del Project manager, y ¡como pueden mejorar de forma eficiente tu equipo interno!

 

La importancia de llegar a los plazos de entrega

Los plazos de entrega son los que marcan el ritmo en los proyectos, creando una sensación de urgencia y concentración. Establecen de forma clara las metas y los tiempos, asegurando que todos los que están involucrados saben lo que se espera de ellos. Fallando en los plazos de entrega puede llevarte a pérdidas económicas, clientes insatisfechos y una mala reputación, y todos sabemos que nadie quiere esto.

Los equipos internos, aunque sean habilidosos y dedicados, se suelen enfrentar a retos como las limitaciones de recursos, prioridades en conflicto o problemas inesperados que pueden frenar su progreso. Por eso asegurando que el equipo tenga un apoyo, ya sea mediante mano de obra, tecnología o un experto interno, es crucial para llegar a todos los timelines. Hablemos de una solución sencilla, las herramientas de Project Management.

 

El papel de las herramientas de Project Management

Si, gestionar proyectos y sus tiempos puede ser todo un reto, pero usando las herramientas correctas hace que esto sea mucho más fácil. El software de seguimiento de plazos de entrega ayuda a los equipos a organizarse, trabajar en equipo sin problema y controlar los hitos y el progreso a tiempo real, haciendo que sea más fácil completar las tareas a tiempo.

Hay herramientas populares de Project Management como Asana, Trello y Notion que ofrecen una plataforma centralizada donde los Project managers pueden organizar y asignar tareas, marcar puntos de entrega, delegar responsabilidades y llevar al día el progreso del equipo desde un dashboard.

• Asana: Asana es conocido por su característico gestor de tareas, permitiendo a los usuarios a crear proyectos, asignar tareas, marcar fechas de entrega y controlar el progreso mediante herramientas visuales como, listas, timelines y tableros. Es ideal para equipos más grandes que necesitan gestionar flujos de trabajo complejos.
• Trello: Trello es la herramienta más visual con sus tableros al estilo “Kanban”, donde las tareas se representan con “cards” que se pueden mover libremente entre las distintas columnas representando los procesos del progreso. Es una herramienta “user-friendly” y es genial para equipos más pequeños o proyectos más simples.
• Notion: Es una herramienta versátil que combina la posibilidad de coger notas, la gestión de tareas y con funciones de base de datos. Permite a los equipos a crear wikis, gestionar tareas y colaborar a tiempo real, convirtiéndola en la herramienta ideal para equipos con mayor flexibilidad, todo en un espacio.

Cuando y Cómo complementar tu equipo interno

A veces incluso con el mejor software de Project management, un equipo interno puede necesitar una ayuda extra. Ya sea a un aumento en sus tareas, requisitos de una habilidad especializada o unos plazos de entrega muy ajustados, complementar tu equipo puede ser un gran movimiento. Aquí hay varias formas de hacerlo:

• Contratando a Freelancers o Proveedores: Esta opción es ideal cuando necesitas un par de manos extra para un proyecto o cuando tu equipo necesita ciertas habilidades que pueden no tener. Pueden trabajar de forma remota o en conjunto con el equipo interno, ayudándoles a descargar tareas y cumplir los plazos de los proyectos con mayor eficacia.
• Externalización de tareas específicas: La externalización de ciertos aspectos de un proyecto a un proveedor de servicios de IT  puede ayudarte a aliviar presiones en tu equipo interno. De esta forma tu equipo puede centrarse en funciones centrales del proyecto, mantenerse centrados y avanzar en el proyecto.
• Aprovechar las herramientas de gestión de proyectos: Cuando complementas tu equipo con ayuda externa, la coordinación es la clave. Utilizando herramientas de Project management como pueden ser Trello, Notion o Asara (las que acabamos de mencionar) pueden facilitar una buena colaboración entre equipos internos y externos.

 

Beneficios de complementar tu equipo interno

Complementar tu equipo interno puede traerte varios beneficios como pueden ser:

• Mejorar la eficiencia: Con un apoyo extra, los equipos pueden centrarse en tareas prioritarias mientas que otros pueden encargarse de trabajo secundario, mejorando la productividad general.
• Rápida finalización: Traer recursos extra permite a tu equipo trabajar más rápido y evitar cuellos de botella que puede retrasar el proyecto.
• Acceso a Habilidades especializadas: Los expertos externos pueden traerte conocimientos especializados a un proyecto, ayudando a mejorar la calidad del resultado final.
• Efectividad en costes: Contratar ayuda externa por proyectos puede ser más rentable que contratar empleados a tiempo completo para necesidades a corto plazo.

Conclusión

Llegar a los puntos de entrega es algo crítico en cualquier proyecto, y fallar en esto puede traerte consecuencias negativas para tu negocio. Aunque los equipos internos son capaces de hacer esto, hay veces que una ayuda extra es necesaria para llegar a estos tiempos.

Mediante el uso de herramientas de gestión de proyectos, la externalización de tareas específicas o la contratación de freelancers y proveedores, las empresas pueden complementar sus equipos y garantizar la entrega de los proyectos a tiempo y con éxito.

Hay aspectos de la externalización en los proyectos que un proveedor de IT puede complementar de la mejor forma a tu equipo interno y garantizar las entregas a tiempo. Y resulta que nosotros nos encargamos de esto, si estás buscando un par de manos extra para tu proyecto, ¡Habla con nosotros!