Según te vas acercando al final de tu proyecto, hay un paso que debes considerar seriamente: el “Project Handover”. Esta es una parte importante en el ciclo de vida de tu producto digital, que requiere de un plan de transición muy bien definido. 

Cuando has acabado con el “Project Handover” puedes pensar que “ya está hecho y ya no es mi problema”. Pero si no has completado este proceso de forma correcta, volverá a ser un problema.  

El “Project Handover” es una parte del proceso igual de importante que el resto de las otras fases, pero se puede convertir en un desastre en muy poco tiempo. Continúa leyendo para descubrir cómo mantener a tu equipo y clientes satisfechos. 

¿Qué es el “Project Handover”? 

Cuando hablamos del “Project Handover”, normalmente hablamos sobre el traspaso de las tareas que hemos terminado en cualquier proyecto al propietario del contenido/proyecto. 

En el ámbito de las tecnologías y desarrollo del software, el “Project Handover” puede darse cuando mandas el proyecto al entorno operativo, ya sea un director de operaciones, otra compañía o incluso a un cliente. Sin embargo, esto no sucede de la noche a la mañana y requiere de un traspaso, tanto de documentos, software, información, conocimientos, directrices o responsabilidades sin dejar de lado los retos. 

No te precipites en este paso tan crucial. Este paso de transición puede ser definitivo en el éxito de tu trabajo. Por esta razón queremos recomendarte en tomar tu tiempo para prepararte de forma correcta y reunir todos los detalles importantes. 

Las tres fases del “Project Handover” 

El “Project Handover” es por sí mismo todo un proceso. Este trabajo puede estar dividido en tres fases: inicio, desarrollo y final.  

Inicio “Pre-Handover”: el paso de “Pre-Handover” comienza desde que existe una comunicación entre ambas partes. Durante esta fase, se comunicará el proyecto, se especificarán todos los detalles, las entregas y plazos. Habrá que dividir el Handover en tareas específicas y las tareas de cada uno de los participantes. La comunicación y los “checklists” serán tus mejores aliados. 

Desarrollo: Comparte el proyecto, es decir, ayuda a trasladar toda la información y datos necesarios para hacer de este traspaso algo cómodo y controlado. 

Final “Post-Handover”: En este momento cuando el proyecto ya ha visto la luz, deberás estar disponible para tu cliente, para acompañarle si es necesario y confirmarle que todo el proyecto va como debería. Ya que, si ocurre cualquier problema, tu sabrás como ayudarle de inmediato. 

Como mejorar tu “Project Handover” 

Conoce a tu cliente: Los clientes esperan ayuda y orientación de las personas que más conocimiento tienen sobre el proyecto. 

Ayuda a relevar el conocimiento: la documentación es un aspecto que se suele pasar por alto normalmente en el desarrollo del software. Actualízalo de forma constante, incluso antes de llegar a la entrega del proyecto. La información del proyecto organizada de forma clara y concisa hace que sea fácilmente adaptable para el equipo. Debes informar claramente lo que estás relevando, tu responsabilidad, tu gestión, el conocimiento, documentación o cualquier otra cosa. La transparencia es esencial. 

Líneas de comunicación abiertas: Deberás mantener contacto activo con el propietario/socio de la entrega. El “Project Handover” no trata solamente de una de las partes relevando el proyecto, si no, de mantener un apoyo para la otra parte durante un periodo de tiempo aceptable dependiendo del tamaño o complejidad del proyecto.

Fija objetivos, metas y entregas: En primer lugar, establece unos tiempos, expectativas y responsabilidades entre ambas partes (tu equipo y clientes internos) para que desde el comienzo todo el mundo trabaje hacía una misma meta durante esta transición. Unos plazos bien definidos ayudarán a saber cuándo se necesitan algunos objetivos de forma interna y cuando se deben entregar al cliente. Manda una lista de servicios y herramientas a terceros, incluyendo las credenciales para iniciar sesión. 

Puede resultarte fácil o muy difícil ceder un proyecto, todo depende de la organización y su transparencia. Y si estás buscando a un socio informático de confianza con el que compartir tu proyecto, aquí estamos para ayudarte.